Este Sistema para Gestión de Documentos está orientado a empresas que deseen administrar de manera fácil y segura su documentación tanto en papel como en formato digital.

En la mayoría de las organizaciones se mantiene documentación en papel, por razones históricas o legales, siendo un problema la administración y el acceso a esta documentación. Este sistema permite acceder a esta documentación vía Intranet de manera rápida y segura, pues almacena en su base de datos la ubicación de los documentos así como una copia en formato digital.

Junto con una copia digital de los documentos, en la base de datos se mantiene información que permite clasificar y ubicar los documentos de manera expedita.

Cada usuario de este sistema tiene una cuenta y una clave para acceder de manera segura a la documentación a la cual se le otorguen derechos de acceso.

La consulta de documentos se efectúa desde el navegador Internet del usuario, sin necesidad de instalar ningún software adicional en el PC. Una vez que el usuario selecciona en el sistema el documento deseado, el navegador le ofrece la posibilidad de leerlo directamente desde el navegador o descargarlo en el PC para consulta posterior.

La administración del sistema se efectúa también un 100% desde el navegador Internet, no siendo necesario estar conectado en la consola del servidor.

Cada documento ingresado al sistema indica el código de barras de la caja en que está guardado el original en papel, y la ubicación física de esta caja dentro de la bodega correspondiente. También se almacena información extra del documento, tal como su autor, tipo de documento, palabra claves de búsqueda, nivel de acceso requerido para leerlo, etc.

• Cada usuario del sistema posee una clave de acceso única y un perfil de seguridad asociado. Según el nivel de seguridad, el usuario podrá:
  
  
  • Sólo consultar documentos
    
    
  • Administrar documentos. Este tipo de usuario puede ingresar y modificar las características asociadas a cada documento, así como cargar una copia en formato digital en la base de datos.
    
    
  • Administrar bodegas. Esta clase de usuario mantiene la configuración de las bodegas del sistema, indicando sus características tales como cantidad de pasillos, filas y estantes, junto con la administración de las cajas de cada bodega.
    
    
  • Administrar usuarios. Estos usuarios definen y administran al resto de los usuarios del sistema.
    
    
  • Administrar sistema. Junto con poder efectuar las tareas de los perfiles de usuario anteriores, puede también mantener las tablas básicas para la administración del sistema.
  
  
  
• Cada documento tiene un nivel de seguridad asociado, el cual indica el nivel de seguridad de acceso requerido por el usuario para poder consultarlo. Estos niveles pueden ser: público, sólo empleados, confidencial, privado. Cada usuario tiene asociado un nivel de acceso a documentos que indica los documentos que puede consultar. Este nivel de acceso a documentos no es lo mismo que el perfil de seguridad del usuario: se puede tener perfectamente un administrador del sistema que no pueda ver documentos con un nivel de seguridad mayor que público.
  
  
• A diferencia de otras soluciones, este sistema no requiere de hardware específico para la digitalización de los documentos, así como tampoco se requiere que el documento esté digitalizado para ser ingresado al sistema. La digitalización de los documentos puede ser realizada en la medida de los recursos disponibles de la empresa.
  
  
• Cuando un usuario solicita ver un documento que no tiene una copia en formato digital, el sistema automáticamente envía un mensaje de correo a los usuarios administradores de documentos, solicitando la digitalización del documento. Una vez que la copia digital es cargada al sistema, éste automáticamente envía un mensaje de correo al usuario solicitante, indicándole la disponibilidad de la copia digital en el sistema.
  
  
• El sistema puede administrar múltiples bodegas para el caso de empresas con varias sucursales
  
  
• La cantidad de documentos que se pueden incluir en el sistema viene sólo limitada por la capacidad de la base de datos del servidor.
  
  
• El sistema se usa 100% vía Intranet, no es necesario instalar software adicional a un navegador Internet tanto para administrarlo como usarlo.
  
  
• La consulta de documentos es amigable y configurable dinámicamente por cada usuario. Se pueden efectuar búsquedas por uno mas de los siguientes criterios:
  
  
  • Etiquetas de búsqueda
  • Título
  • Autor
  • Tipo de documento (manual, memorándum, plano, minuta de reunión, informe, etc)
  • Nivel de seguridad del documento
  • Ubicación geográfica del documento (región, comuna)
  • Fecha
  
  

• Estación de trabajo: un navegador Internet que cumpla con el estándar CSS 2 tal como Internet Explorer 8, Firefox 3.5, Opera 9, etc
  
  
• Servidor: MS Sql Server 2000, MS Internet Information Server 6, .Net Framework 3.5